話說回來，咱公司這建檔的事兒，之前真是亂得可以。文件都散在各個(gè)部門，找個(gè)東西跟大海撈針?biāo)频?，費(fèi)老勁。后來老板下決心，要好好整頓一下，這任務(wù)就落到我頭上。今天就跟大家分享一下，我是咋一步步把這公司建檔給搞起來的。

第一步：摸清家底，心里有數(shù)

我可不敢亂動(dòng)，先得摸清情況。我挨個(gè)部門跑，跟他們嘮嗑，問他們平時(shí)都有些啥文件，都咋放的。這一圈下來，真是啥樣的都有！有紙質(zhì)的合同、報(bào)告，還有電腦里的各種電子表格、文檔，甚至還有些陳年老賬本，都快發(fā)霉。

第二步：定個(gè)規(guī)矩，分門別類

家底摸清，就得定規(guī)矩。我琢磨著，得把這些文件分分類，不能再亂糟糟的。我就按文件的性質(zhì)，分成幾大類：

• 人事檔案：?jiǎn)T工的入職表、合同、考勤記錄啥的，都?xì)w到這兒。
• 財(cái)務(wù)檔案：各種賬本、報(bào)表、憑證，這是公司的錢袋子，可得管好。
• 業(yè)務(wù)檔案：跟客戶簽的合同、項(xiàng)目報(bào)告、往來郵件，這些是公司賺錢的家伙事兒。
• 行政檔案：公司的規(guī)章制度、通知公告，還有一些雜七雜八的文件。

第三步：動(dòng)手整理，歸檔入柜

分類定好，就開干！我找?guī)讉€(gè)幫手，一起把各個(gè)部門的文件都收集起來。先按之前定好的類別分開，然后一份份檢查，看看有沒有破損、缺失的。有問題的就趕緊補(bǔ)救，實(shí)在不行的就登記一下，以后再想辦法。

整理好的文件，就得找個(gè)地方放我們買幾個(gè)檔案柜，把文件按類別放進(jìn)去，還在每個(gè)文件夾上貼上標(biāo)簽，寫清楚里面是啥內(nèi)容。這樣以后找起來就方便多。

第四步：電子化，雙保險(xiǎn)

光有紙質(zhì)的還不行，萬一哪天著火、淹水，那可就全完。我還把重要的文件都掃描成電子版，存到電腦里，還做備份，以防萬一。

第五步：建個(gè)系統(tǒng)，長(zhǎng)效管理

為以后管理方便，我還琢磨著建個(gè)電子檔案管理系統(tǒng)。不過這事兒比較復(fù)雜，我還得再研究研究。目前，我先用Excel表格做個(gè)簡(jiǎn)單的目錄，記錄每個(gè)文件的存放位置、編號(hào)、主要內(nèi)容等等。這樣，以后要找啥文件，先查一下這個(gè)目錄，就能快速找到。

經(jīng)過這一番折騰，公司的檔案總算是有點(diǎn)樣子。雖然還不夠完美，但至少比以前強(qiáng)多。以后，我還會(huì)繼續(xù)完善這個(gè)檔案管理系統(tǒng)，讓它更方便、更安全。